oddělení 1304 - Podatelna a správní archiv

a)    pomocí elektronického systému spisové služby EPD zajišťuje příjem neutajovaných zásilek doručených ministerstvu,
b)    zajišťuje příjem doručených zásilek v oblasti utajovaných informací pro stupeň utajení „Vyhrazené“ a „Důvěrné“ a zvláštních skutečností a předává je k evidenci samostatnému oddělení Bezpečnost a krizové řízení,
c)    zajišťuje v mimořádných situacích příjem zásilek prostřednictvím podacího deníku v analogové podobě,
d)    vede evidenci, skenování a přerozdělování doručené pošty v rámci ministerstva, včetně jejího předání na detašovaná pracoviště ministerstva,
e)    zabezpečuje vypravení zásilek v analogové podobě z ministerstva v oblasti neutajovaných a utajovaných informací stupně utajení „Vyhrazené“ a „Důvěrné“ a zvláštních skutečností,
f)    zajišťuje provoz a údržbu frankovacího stroje, včetně jeho kreditování,
g)    provádí prostřednictvím pověřeného zaměstnance autorizovanou konverzi při převodu dokumentů z digitální podoby do analogové podoby,
h)    zajišťuje poštovní styk s Úřadem vlády ČR a ostatními ústředními úřady a předání vládní pošty do samostatného oddělení Vládní a parlamentní agenda,
i)    dohlíží na výkon spisové služby na ministerstvu v neutajované oblasti,
j)    metodicky dohlíží na nastavení elektronického systému spisové služby EPD,
k)    vytváří zvláštní vnitřní předpis ministerstva a metodické návody v oblasti spisové služby,
l)    kontroluje výkon spisové služby v rámci ministerstva,
m)    provádí spisovou rozluku,
n)    zabezpečuje agendu vyhledávání dokumentů a spisů uložených ve správním archivu, popř. předaných k trvalému uložení v Národním archivu,
o)    provádí kontrolu uzavřených dokumentů a spisů předaných k uložení do správního archivu,
p)    zodpovídá za uchování, ochranu a racionální využití svěřených archivních fondů a spisového materiálu neutajované povahy, které vzešly z činnosti útvarů ministerstva a zrušených původců, jejichž nástupcem je ministerstvo,
q)    organizuje a provádí skartační řízení za účasti pověřených zaměstnanců jednotlivých útvarů a Národního archivu.