Průběh auditu

Audit začíná přípravnou fází, během které si auditorský tým vyhodnotí dostupné informace a připraví potřebné podklady. Součástí této fáze je:

Pověření k provedení auditu

Je to interní dokument Auditního orgánu, ve kterém je uvedeno, kdo audit provede, koho se bude týkat, čeho se bude týkat a jaký je jeho cíl. Obsah vychází z pravidel stanovených v předpisech Evropské unie.

Oznámení o auditu – oficiální dokument, který dostává auditovaný subjekt.

• Audit je oficiálně zahájen doručením písemného Oznámení o auditu auditovanému subjektu. V oznámení najde auditovaný subjekt zejména:
  • Identifikaci auditovaného subjektu – název organizace, název projektu a číslo dotace
  • Rozsah auditu – jaké oblasti budou ověřovány (např. zadávání veřejných zakázek, způsobilost výdajů, plnění podmínek podpory)
  • Metodu provedení auditu – zda půjde o audit na místě, audit „od stolu“ nebo kombinaci obou forem
  • Poučení o právech a povinnostech auditovaného subjektu – například právo vyjádřit se k návrhu zprávy o auditu nebo povinnost poskytnout požadované podklady
  • Seznam požadovaných dokumentů – přehled podkladů, které bude třeba předložit – např. smlouvy, faktury, účetní doklady, výběrová řízení
  • Hlavní termíny – návrh časového harmonogramu, předpokládané datum zahájení auditu a lhůty pro předání dokumentů
  • Kontaktní osobu z auditního týmu – na ni se může auditovaný subjekt obrátit s dotazy nebo žádostí o upřesnění

Tipy pro hladký průběh auditu už od oznámení:

• Je dobré zůstat v klidu. Oznámení o auditu nemusí znamenat nic negativního – jde o běžnou součást procesu čerpání podpory.
• Oznámení je vhodné co nejdříve projít a pečlivě se seznámit s požadavky auditorů.
• Pokud některý z požadovaných dokumentů chybí nebo není jasné, co je potřeba doložit, je možné se obrátit na auditní tým a požádat o upřesnění.
• Všechny soubory je vhodné označit přehledně, aby bylo zřejmé, co obsahují.
• Dokumenty je třeba dodat úplné a ve formátech, které jsou požadovány – obvykle PDF, XLS nebo soubory s elektronickým podpisem.

Ve druhé fázi auditu dochází k samotnému ověřování údajů a zjišťování skutečností. Auditoři mohou provést ověření dvěma způsoby, buď na místě, nebo distančně. Pokud to povaha projektu a dostupnost dokumentace umožňují, probíhá audit na dálku („od stolu“), bez osobní přítomnosti auditorů. V jiných případech se ověřování uskuteční přímo u příjemce.

Pokud je audit prováděn přímo na místě, začíná úvodní schůzkou, během které:

• představí složení auditního týmu,
• vysvětlí účel a rozsah auditu,
• projde plánovaný časový harmonogram a způsob domlouvání dalších schůzek,
• domluví možnosti kontaktu s vybranými zaměstnanci auditovaného subjektu,
• dohodne způsob poskytování dokumentace a informací,
• objasní, jak bude auditovaný subjekt seznámen s případnými zjištěními,
• a jak bude probíhat projednání návrhu zprávy o auditu, včetně možnosti vyjádřit se k jednotlivým závěrům (tzv. kontradiktorní řízení).

Než auditoři ukončí práci na místě, proběhne závěrečné jednání. Při něm jsou auditovanému subjektu představeny předběžné závěry auditu a je umožněno předložit dodatečné podklady, které mohou být do hodnocení zapracovány. Důležité je zdůraznit, že jde o předběžné závěry, které se ještě mohou změnit.

Jaké metody auditoři používají?

Pro ověření skutečností využívá auditní tým různé postupy, například:

• rozbor dokumentů a výpočty,
•  porovnání údajů a hledání nesrovnalostí,
• ověřování konkrétních případů v dokumentaci,
• rozhovory s pracovníky a písemné dotazy,
• sledování postupů přímo při činnostech,
• využití kontrolních seznamů,
• yzické prohlídky (například staveniště nebo vybavení).

Během auditu jsou všechny podstatné informace zaznamenávány. Auditoři zároveň zakládají a uchovávají podklady, na kterých své závěry staví.

distančně – Je-li audit prováděn distančně, závěrečné jednání není.

Po dokončení ověřování připraví auditní tým návrh Zprávy o auditu, který předá auditovanému subjektu v písemné podobě. Auditorský tým je povinen seznámit auditovaný subjekt se svými poznatky a navrhovaným obsahem zprávy. Návrh shrnuje předběžná zjištění a obsahuje doporučení, která vycházejí z ověřených a spolehlivých podkladů.

Cílem je poskytnout auditovanému subjektu jasný a podložený obraz o průběhu auditu.

Návrh Zprávy o auditu je zaslán auditovanému subjektu k vyjádření.
Tento postup se nazývá kontradiktorní řízení.
Příjemce má možnost doplnit informace, poskytnout svůj pohled na zjištění nebo navrhnout úpravy závěrů. Pokud nesouhlasí s některými doporučeními, může se k nim vyjádřit – ale musí své stanovisko řádně zdůvodnit.

Auditní orgán stanoví lhůtu pro zaslání vyjádření. Tato lhůta nesmí být kratší než 5 dní, pokud nebyla po vzájemné dohodě určena jiná. Běžně bývá poskytována lhůta 10 dní.

Pokud byly v auditu zjištěny nedostatky, může auditovaný subjekt navrhnout opatření k nápravě. Například:

• doplnění dokumentace,
• změna postupů do budoucna,
• posílení vnitřních kontrol.

Tato fáze je, ale stále otevřená – teprve běží kontradiktorní řízení, kde se zjištění ještě mohou měnit nebo doplňovat. 

Po vyřízení připomínek v rámci kontradiktorního řízení připraví auditoři finální Zprávu o auditu. V této zprávě je zohledněno vyjádření auditovaného subjektu ke zjištěním z návrhu Zprávy o auditu – a to i v případě, že se zjištěními souhlasí.

Ke každému stanovisku je připojeno stručné a jasné vysvětlení, jak auditoři danou připomínku vyhodnotili a zda došlo k úpravě původního závěru. 

Pokud auditovaný subjekt doloží nové informace, které prokážou, že některé původní závěry nebyly správné, auditoři je z finální zprávy vypustí. Tato změna je ve zprávě vždy výslovně uvedena.

Když ani po vypořádání připomínek nedojde ke změně zjištěných nedostatků, uvede auditorský tým ve finální Zprávě o auditu doporučení k nápravě. Ta se mohou týkat například posílení vnitřního kontrolního systému nebo opatření, která pomohou předejít podobným situacím v budoucnu.

Na základě těchto doporučení je auditovaný subjekt povinen připravit tzv. akční plán, který určuje, jaká nápravná opatření budou přijata, kdo za ně odpovídá a do kdy mají být splněna. Tento akční plán je součástí finální zprávy o auditu.

Finální zpráva o auditu je předána auditovanému subjektu, Ministru financí a řídicím orgánům. Výsledky auditu mohou být dále přezkoumány Evropskou komisí nebo Evropským účetním dvorem.

Po předání finální Zprávy o auditu celý proces ještě nekončí. Auditovaný subjekt je povinen informovat Auditní orgán, že přijal a plní nápravná opatření, která byla ve zprávě doporučena.

Co dělá auditovaný subjekt:

• připraví akční plán – tedy přehled kroků, které povedou k nápravě, včetně termínů a odpovědných osob,
• informuje orgán veřejné správy, který audit provedl, o tom, jak plnění probíhá,
• uchovává si podklady o tom, co a kdy bylo napraveno.

Auditní orgán si může v rámci své další činnosti ověřit, zda byla nápravná opatření skutečně realizována. Může tak učinit při následném auditu u stejného subjektu, nebo v rámci tematických auditů v daném programu či oblasti.

Smyslem této fáze je zajistit, aby doporučení ze Zprávy o auditu nezůstala jen na papíře, ale vedla ke skutečné nápravě a zlepšení systému.