Dotaz:

Máte zaveden systém řízení dokumentů a informací (spisové služby)? V případě, že ano, podle jakých standardů je takový systém zaveden (tj. např. podle NSESSS, MoReq2, MoReq 2010, ISO15489 anebo jiných standardů)?

Odpověď:

Ministerstvo financí vede spisovou službu v elektronickém systému spisové služby (dále jen „ESSS“) jako veřejnoprávní původce dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění. ESSS používaný na Ministerstvu financí je v souladu s platnou legislativou a implementuje požadavky Národního standardu o ESSS v souladu s platnou legislativou.

Dotaz:

Máte zavedenu funkci tzv. „records managera“ (osoby odpovědné za řízení systému správy dokumentů a spisové služby)? V případě, že ano, jedná se o kumulovanou funkci?  Jaké je zařazení uvedené funkce ve Vaší organizační struktuře?

Odpověď:

Za řízení spisové služby a systému správy dokumentů je odpovědný odbor Hospodářská správa.

Dotaz:

Provádíte audit systému spisové služby? V případě, že ano, v jaké frekvenci a podle jakých standardů je takový audit prováděn?

Odpověď:

Audit systému spisové služby se na Ministerstvu financí neprovádí.

Dotaz:

Vzděláváte Vaše pracovníky v oblasti správy dokumentů a spisové služby? V případě, že ano, jakým způsobem a v jakém rozsahu takové vzdělávání provádíte? V případě,  že nikoliv, plánujete takové vzdělávání zavést?

Odpověď:

Zaměstnanci Ministerstva financí jsou proškolováni v práci s ESSS  při implementování změn, jsou vydávány interní metodické pokyny,  nově přijatí zaměstnanci jsou vzděláváni prostřednictvím e-learningu v rámci vstupního vzdělávání.