Novinky

oddělení 1304 - Podatelna a správní archiv

Pomocí elektronického systému spisové služby EPD zajišťuje příjem neutajovaných zásilek doručených ministerstvu...

ilustrace
  • pomocí elektronického systému spisové služby EPD zajišťuje příjem neutajovaných zásilek doručených ministerstvu,
  • zajišťuje příjem doručených zásilek v oblasti utajovaných informací a zvláštních skutečností pro stupeň utajení „Vyhrazené“ a „Důvěrné“ a předává je k evidenci odboru 57,
  • zajišťuje v mimořádných situacích příjem zásilek prostřednictvím podacího deníku v analogové podobě,
  • vede evidenci, skenování a přerozdělování doručené pošty v rámci ministerstva, včetně jejího předání na detašovaná pracoviště ministerstva,
  • zabezpečuje vypravení zásilek v analogové podobě z ministerstva v oblasti neutajovaných a utajovaných informací a zvláštních skutečností pro stupeň utajení Vyhrazené a Důvěrné,
  • zajišťuje provoz a údržbu frankovacího stroje, včetně jeho kreditování,
  • provádí prostřednictvím pověřeného zaměstnance autorizovanou konverzi při převodu dokumentů z digitální podoby do analogové podoby,
  • zajišťuje poštovní styk s Úřadem vlády ČR a ostatními ústředními úřady a předání vládní pošty do odboru Kancelář ministra,
  • dohlíží na výkon spisové služby na ministerstvu v neutajované oblasti,
  • metodicky dohlíží na nastavení elektronického systému spisové služby EPD,
  • vytváří zvláštní vnitřní předpis ministerstva a metodické návody v oblasti spisové služby,
  • kontroluje výkon spisové služby v rámci ministerstva,
  • provádí spisovou rozluku,
  • zabezpečuje agendu vyhledávání dokumentů a spisů uložených ve správním archivu, popř. předaných k trvalému uložení v Národním archivu,
  • provádí kontrolu uzavřených dokumentů a spisů předaných k uložení do správního archivu,
  • zodpovídá za uchování, ochranu a racionální využití svěřených archivních fondů a spisového materiálu neutajované povahy, které vzešly z činnosti útvarů ministerstva a zrušených původců, jejichž nástupcem je ministerstvo,
  • organizuje a provádí skartační řízení za účasti pověřených zaměstnanců jednotlivých útvarů a Národního archivu