Novinky

Kritéria pro akreditaci agentury

odbor 55 - Národní fond
odbor 55 - Národní fond

Vydáno

  • Zemědělství
  • Platební agentura
  • Akreditace
  • Zahraniční sektor
  • Zahraničí EU

Kritéria pro akreditaci platební agentury na programové období 2007 - 2013

1. Vnitřní prostředí

A) Organizační struktura

Agentura má organizační strukturu, která jí umožňuje plnit následující hlavní funkce související s výdaji EZZF a EZFRV:

  • (i) Schvalování a kontrola plateb s cílem potvrdit, že částka, která má být vyplacena osobě podávající žádost, je v souladu s předpisy Společenství, zejména předpisy pro správní kontroly a kontrol na místě.
  • (ii) Provádění plateb schválené částky osobě podávající žádost (či jejímu zplnomocněnému zástupci) nebo, v případě rozvoje venkova, provádění plateb podílu spolufinancování Společenství.
  • (iii) Zaúčtování plateb za účelem zaznamenání všech plateb v oddělených účtech agentury pro výdaje EZZF a EZFRV formou informačního systému a příprava pravidelných souhrnů výdajů včetně měsíčních, čtvrtletních (pro EZFRV) a ročních výkazů určených Komisi. Účty rovněž zaznamenávají aktiva financovaná z fondů, zejména s ohledem na intervenční zásoby, nevyúčtované zálohy, záruky a dlužníky.

Organizační struktura agentury umožní jasné rozdělení kompetencí a odpovědnosti na všech provozních úrovních a také oddělení tří funkcí uvedených v prvním odstavci, přičemž povinnosti s nimi související budou definovány v organizačním schématu. Součástí budou technické služby a služba interního auditu uvedená v bodu 4.

B) Standard lidských zdrojů

Agentura zajistí, aby:

  • (i) Byly vyčleněny patřičné lidské zdroje na provádění operací a aby na různých provozních úrovních byly k dispozici potřebné technické dovednosti.
  • (ii) Povinnosti byly rozděleny tak, že žádný úředník nemá více než jednu odpovědnost, pokud jde o schvalování, proplácení či zaúčtování částek účtovaných EZZF nebo EZFRV, a že žádný úředník neplní jeden z těchto úkolů, aniž by jeho činnost nebyla pod dohledem jiného úředníka.
  • (iii) Povinnosti každého úředníka včetně stanovení hranice jeho finanční pravomoci jsou definovány písemně.
  • (iv) Na všech provozních úrovních je třeba zajistit vzdělávání zaměstnanců a uplatňování politiky obměny zaměstnanců na citlivých místech, případně politiky zvýšeného dozoru.
  • (v) Byla přijata vhodná opatření s cílem vyhnout se konfliktu zájmů v případech, kdy osoba vykonávající odpovědnou nebo citlivou funkci, pokud jde o ověřování, schvalování, proplácení a zaúčtování žádostí, zároveň plní jiné funkce mimo agenturu.

C) Delegování pravomocí

Pokud jsou pravomoci pro jakékoli úkoly agentury delegovány na jiný subjekt podle čl. 6 odst. 1 nařízení (ES) č. 1290/2005, je nutné splnit následující podmínky:

  • (i) Je nutné uzavřít písemnou dohodu mezi agenturou a dotčeným subjektem, která podrobně stanoví povahu informací a podkladů, které mají být předány agentuře, stejně jako lhůtu pro jejich předání. Dohoda musí agentuře umožnit splnění akreditačních kritérií.
  • (ii) Agentura zůstává ve všech případech odpovědná za účinné řízení dotčených fondů.
  • (iii) Povinnosti a závazky jiného subjektu, zvláště s ohledem na kontrolu a ověřování souladu s předpisy Společenství, jsou jasně definovány.
  • (iv) Agentura zajistí, aby subjekt disponoval účinnými systémy pro uspokojivé plnění svých povinností.
  • (v) Subjekt agentuře výslovně potvrdí, že své povinnosti skutečně plní a popíše používané prostředky.
  • (vi) Agentura pravidelně posoudí delegované pravomoci pro výkon funkcí s cílem potvrdit, že prováděná práce je uspokojivé kvality a splňuje předpisy Společenství.

Výše stanovené podmínky se uplatňují obdobně v případě úkolů, které plní vnitrostátní celní orgány a které se týkají zemědělských výdajů.

2. Kontrolní činnosti

A) Postupy při schvalování žádostí

Agentura zavede následující postupy:

  • (i) Agentura stanoví podrobné postupy pro příjem, záznam a zpracování žádostí včetně popisu všech dokumentů, které mají být použity.
  • (ii) Každý úředník odpovědný za schvalování má k dispozici podrobný kontrolní seznam ověření, která musí provést, a do podkladů k žádosti připojí své potvrzení, že tyto kontroly byly provedeny. Potvrzení lze vyhotovit elektronicky. K dispozici bude i doklad o přezkumu provedené práce ze strany zaměstnance s vyšším pracovním postavením.
  • (iii) Žádost je pro účel platby schválena až poté, co byly provedeny dostatečné kontroly s cílem ověřit soulad s předpisy Společenství. Jejich součástí jsou kontroly vyžadované nařízením, kterým se řídí konkrétní opatření, podle něhož je žádáno o podporu, a také kontroly vyžadované podle článku 9 nařízení (ES) č. 1290/2005 s cílem předcházet a odhalovat podvody a nesrovnalosti se zvláštním zřetelem na existující rizika. S ohledem na EZFRV kromě toho existují postupy pro ověření toho, zda byla dodržena kritéria pro poskytnutí podpory a zda byly splněny všechny předpisy Společenství a zejména předpisy týkající se zadávání veřejných zakázek a ohledu na životní prostředí.
  • (iv) Vedení agentury je patřičným způsobem pravidelně a včas informováno o výsledcích provedených kontrol, aby bylo před vyřízením žádosti vždy možné posoudit dostatečnost kontrol.
  • (v) Prováděné činnosti jsou podrobně popsány ve zprávě přiložené ke každé žádosti, skupině žádostí či, pokud je to vhodné, ve zprávě týkající se jednoho hospodářského roku. Ke zprávě je přiloženo potvrzení o způsobilosti schválených žádostí a o povaze, rozsahu a omezeních provedených činností. S ohledem na EZFRV je kromě toho poskytnuta záruka, že kritéria pro poskytnutí podpory byla splněna a že všechny platné předpisy Společenství a zejména předpisy týkající se zadávání veřejných zakázek a ohledu na životní prostředí byly dodrženy. Pokud fyzické či administrativní kontroly nebyly vyčerpávající, ale byly provedeny pouze na vzorku žádostí, jsou vybrané žádosti označeny, metoda výběru vzorku popsána, výsledky všech inspekcí a opatření přijaty s ohledem na rozpory a nedostatky oznámeny. Podklady jsou dostatečné k zaručení toho, že byly provedeny všechny požadované kontroly způsobilosti schválených žádostí.
  • (vi) V případech, kdy jsou dokumenty (v tištěné nebo elektronické podobě) související se schválenými žádostmi a provedenými kontrolami v držení jiných subjektů, tyto subjekty i agentura zavedou postupy s cílem zajistit, aby bylo umístění všech takových dokumentů týkajících se konkrétních plateb uskutečněných agenturou zaznamenáno.

B) Postupy týkající se plateb

Agentura zavede všechny nezbytné postupy s cílem zajistit, aby byly platby uskutečňovány pouze na bankovní účet osoby podávající žádost nebo jejího zplnomocněného zástupce. Platbu provede banka agentury nebo, pokud je to vhodné, státní platební úřad, a to do pracovních pěti dnů po datu naúčtování EZZF nebo EZFRV. Budou zavedeny postupy s cílem zajistit, aby všechny neprovedené platby byly zpětně připsány na účet fondů. Platby nebudou prováděny v hotovosti. Souhlas schvalujícího úředníka a/nebo jeho nadřízeného může být udělen elektronicky za předpokladu, že je zajištěna náležitá úroveň bezpečnosti těchto prostředků a že totožnost podepisující osoby je uložena do elektronických záznamů.

C) Postupy týkající se účetnictví

Agentura zavede následující postupy:

  • (i) Účetní postupy zajistí, aby byly měsíční, čtvrtletní (pro EZFRV) a roční výkazy úplné, přesné a včasné a aby došlo k odhalení a nápravě všech chyb či opomenutí, zejména prostřednictvím kontrol a sladění prováděných v pravidelných odstupech.
  • (ii) Účetnictví týkající se intervenčních zásob zajistí, aby objemy a související náklady byly správně a bezodkladně zpracovány a zaznamenány pro každou identifikovatelnou dávku a na správném účtu v každé fázi od přijetí nabídky až po fyzické použití produktu, a to v souladu s platnými předpisy, a aby bylo v libovolnou chvíli možné určit objem i druh zásob v každém místě.

D) Postupy týkající se záloh a záruk

Platby záloh jsou v účetnictví nebo pomocných záznamech označovány odděleně. Jsou zavedeny postupy zajišťující, že:

  • (i) Záruky se získávají pouze od finančních institucí, které splňují podmínky nařízení Komise (EHS) č. 2220/85 , jsou schváleny patřičnými orgány, zůstávají platné až do vyúčtování nebo vyžádání a jsou naplněny na základě prosté žádosti agentury.
  • (ii) Zálohy jsou vyúčtovány ve stanovených lhůtách a ty, jejichž vyúčtování se opozdilo, jsou bezodkladně identifikovány a záruky jsou bezodkladně vyžádány.

E) Postupy týkající se dluhů

Všechna kritéria uvedená v bodech A) až D) platí obdobně i pro dávky, propadlé záruky, navrácené platby, účelově vázané příjmy atd., které je agentura povinna vybrat jménem EZZF a EZFRV.

Agentura zavede systém uznávání všech dlužných částek a zaznamenávání všech dluhů do knihy dlužníků až do jejich splacení. Kniha dlužníků je pravidelně kontrolována a jsou přijaty kroky za účelem výběru dluhů po lhůtě splatnosti.

F) Pomůcka pro audit se zaměřením na finanční toky

Informace týkající se písemných dokladů o schválení, zaúčtování a úhradě nároků a nakládání se zálohami, ručením a dluhy budou v agentuře k dispozici s cílem v libovolný okamžik zajistit dostatečně podrobnou pomůcku pro audit se zaměřením na finanční toky.

3. Poskytování informací a sdělování

A) Sdělování

Agentura přijme všechna opatření nutná k zajištění toho, aby byla každá změna předpisů Společenství a zejména příslušných sazeb podpory zaznamenána a pokyny, databáze a kontrolní seznamy včas aktualizovány.

B) Bezpečnost informačních systémů

Bezpečnost informačních systémů bude vycházet z kritérií stanovených ve verzi jednoho z následujících mezinárodně uznávaných standardů, platné pro daný finanční rok:

  • (i) International Standards Organisation 27002: Code of practise for Information Security Management (ISO);
  • (ii) Bundesamt für Sicherheit in der Infomationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual (BSI),
  • (iii) Information Systems Audit and Control Foundation: Control objectives for Information and related Technology (COBIT).

Agentura si zvolí jeden z uvedených mezinárodních standardů jako základ pro zabezpečení svých informačních systémů.

Bezpečnostní opatření je třeba upravit pro organizační strukturu, počet pracovníků a technologické prostředí jednotlivých platebních agentur. Finanční a technologické břemeno by mělo být úměrné skutečně hrozícím rizikům.

4. Sledování

A) Průběžné sledování prostřednictvím činností vnitřní kontroly

Činnosti vnitřní kontroly obsáhnou alespoň následující oblasti:

  • (i) Sledování technických služeb a pověřených subjektů odpovědných za provádění kontrol a další funkce za účelem zajištění náležitého provádění předpisů, pokynů a postupů.
  • (ii) Iniciování systémových změn za účelem zlepšení kontrolních systémů obecně.
  • (iii) Přezkum nároků a žádostí postoupených agentuře, stejně jako jiných informací, u nichž existuje podezření z nesrovnalostí.

Průběžné sledování je součástí běžných, opakujících se provozních činností platební agentury. Každodenní provozní a kontrolní aktivity agentury budou průběžně sledovány na všech úrovních s cílem zajistit dostatečně podrobnou pomůcku pro audit se zaměřením na finanční toky.

B) Nezávislé hodnocení prostřednictvím služby interního auditu

V tomto směru zavede agentura následující postupy:

  • (i) Služba interního auditu bude nezávislá na ostatních odděleních agentury a bude podléhat přímo řediteli agentury.
  • (ii) Služba interního auditu ověří, že postupy zavedené agenturou jsou dostačující k zajištění souladu s předpisy Společenství a že účetní závěrka je přesná, úplná a včasná. Ověřování se může omezit na vybraná opatření a vzorky transakcí pokud plán auditu zajišťuje, že všechny důležité oblasti včetně oddělení odpovědných za schvalování jsou ošetřeny na dobu nepřekračující pět let.
  • (iii) Činnost služby bude prováděna v souladu s mezinárodně uznávanými standardy, zaznamenávána do pracovních dokumentů, a jejím výsledkem budou zprávy a doporučení určená nejvyššímu vedení agentury.

Nejčtenější