Novinky

oddělení 1304 - Podatelna a správní archiv

Zajišťuje příjem neutajovaných zásilek doručených ministerstvu prostřednictvím poskytovatelů poštovních služeb zaslaných na adresu elektronické podatelny, faxem nebo osobním podáním, včetně doručených zásilek v oblasti utajovaných informací...

ilustrace
  • zajišťuje příjem neutajovaných zásilek doručených ministerstvu prostřednictvím poskytovatelů poštovních služeb zaslaných na adresu elektronické podatelny, faxem nebo osobním podáním, včetně doručených zásilek v oblasti utajovaných informací a zvláštních skutečností pro stupeň utajení „V“ a „D“ prostřednictvím elektronického systému spisové služby EPD,
  • zajišťuje v mimořádných situacích příjem zásilek prostřednictvím podacího deníku v analogové podobě,
  • zajišťuje kontrolu veškeré doručené pošty prostřednictvím RTG,
  • vede evidenci, skenování a přerozdělování doručené pošty v rámci ministerstva, včetně jejího předání na detašovaná pracoviště ministerstva,
  • zabezpečuje vypravení veškerých zásilek z ministerstva v oblasti neutajovaných a utajovaných informací a zvláštních skutečností pro stupeň utajení „V“ a „D“,
  • zajišťuje provoz a údržbu frankovacího stroje, včetně jeho kreditování,
  • provádí prostřednictvím pověřeného zaměstnance autorizovanou konverzi při převodu dokumentů z digitální podoby do analogové podoby,
  • zajišťuje poštovní styk s Úřadem vlády ČR a ostatními ústředními úřady a předání vládní pošty do odboru Kancelář ministra,
  • řídí metodicky spisovou službu na ministerstvu v neutajované oblasti,
  • řídí po metodické stránce nastavení ESSS EPD,
  • vytváří zvláštní vnitřní předpis ministerstva a metodické návody v oblasti spisové služby,
  • zajišťuje a provádí instruktážní školení v oblasti spisové služby,
  • kontroluje výkon spisové služby v rámci ministerstva,
  • provádí spisovou rozluku,
  • zabezpečuje agendu vyhledávání dokumentů a spisů uložených ve správním archivu, popř. předaných k trvalému uložení v Národním archivu, pro ministerstvo, správní úřady, fyzické a právnické osoby,
  • provádí kontrolu uzavřených dokumentů a spisů předaných k uložení do správního archivu,
  • zodpovídá za uchování, ochranu a racionální využití svěřených archivních fondů a spisového materiálu neutajované povahy, které vzešly z činnosti útvarů ministerstva a zrušených původců, jejichž nástupcem je ministerstvo,
  • organizuje a provádí skartační řízení za účasti pověřených zaměstnanců jednotlivých útvarů a Národního archivu.